Como Preencher Datas Automáticas no Excel com Fórmulas e VBA

Você se cansa de digitar datas manualmente no Excel? Imagine ter suas planilhas sempre atualizadas com a data e hora exatas, sem precisar fazer isso manualmente.

O preenchimento automático de datas no Excel é uma ferramenta poderosa para agilizar o trabalho em planilhas, especialmente quando é necessário atualizar informações periodicamente. Esse tipo de automação é fundamental para otimizar o tempo e garantir que dados críticos, como datas de atualização de informações, sejam inseridos sem erros e sem a necessidade de ação manual repetida.

Vamos te mostrar como automatizar esse processo, economizando tempo e garantindo que suas informações estejam sempre precisas. Utilizaremos tanto fórmulas simples quanto o poderoso VBA para alcançar esse objetivo. Prepare-se para elevar suas habilidades no Excel a um novo nível!

Leia até o final para ter acesso a planilha que usamos de exemplo com todos os códigos.

Por Que Automatizar Datas no Excel?

Automatizar datas no Excel traz inúmeros benefícios para quem trabalha com planilhas que precisam de atualizações constantes. A automatização reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas e minimiza erros, especialmente em cenários que exigem precisão, como o registro de datas de modificação de dados ou eventos.

Uma das maiores vantagens dessa automação é a eficiência que ela agrega ao fluxo de trabalho, pois permite que as datas e horários sejam preenchidos sem a necessidade de intervenção manual. Além disso, a automação é especialmente útil em planilhas que precisam monitorar alterações, como em cenários de controle de estoque, relatórios financeiros, e monitoramento de ativos, onde saber a data da última atualização é crucial para a tomada de decisões.

Por exemplo, imagine uma planilha que monitora a variação de preços de ativos de uma carteira de investimentos. Em vez de registrar manualmente a última vez que cada valor foi atualizado, é possível configurar o Excel para preencher automaticamente a data e a hora da última modificação. Esse método facilita o acompanhamento e permite ao usuário identificar rapidamente quais dados são recentes, o que é essencial em contextos de mercado onde as informações mudam constantemente.

Inserindo Datas Automáticas com Fórmulas no Excel

Uma maneira simples de inserir datas automáticas no Excel é por meio de fórmulas, que ajudam a preencher as datas sempre que qualquer alteração for feita na planilha. Uma das funções mais populares para isso é a função AGORA(), que retorna a data e hora atuais, atualizando-se automaticamente sempre que ocorre uma mudança na planilha.

Para usar a função AGORA():

1. Digite a fórmula: Em uma célula específica onde deseja a atualização automática, digite =AGORA() e pressione Enter.
2. Configuração de data e hora: A função AGORA() exibe tanto a data quanto a hora. Caso você prefira ver apenas a data, utilize a função HOJE() no lugar de AGORA(), pois ela exibe somente a data atual.
3. Formatando a célula: Para uma apresentação mais precisa, formate a célula para exibir segundos, caso necessário. No Excel, vá até a opção “Formatar Células” e selecione o formato “Data e Hora Personalizado” para adicionar a visualização de horas, minutos e segundos conforme desejado.

Limitações no uso das fórmulas

As fórmulas AGORA() e HOJE() atualizam a data e hora automaticamente a cada ação na planilha. No entanto, elas não são ideais para situações em que apenas uma célula específica precisa ser atualizada quando ocorre uma alteração, pois atualizam a planilha como um todo. Para cenários que exigem atualizações de datas em células específicas, o uso de VBA (Visual Basic for Applications) pode ser mais indicado, pois permite maior controle sobre as condições de atualização.

Inserindo Datas Automáticas com VBA no Excel

Para quem deseja personalizar o comportamento das atualizações de datas no Excel, o VBA (Visual Basic for Applications) é uma excelente opção.

Usar VBA permite que você configure datas automáticas em células específicas, com gatilhos bem definidos, como a inserção ou edição de valores, sem a necessidade de atualizar a planilha inteira. Esse recurso é particularmente útil em planilhas de controle e monitoramento, onde datas precisam ser atualizadas de forma criteriosa.

Criando um Código VBA para Inserir Datas Automáticas

Para começar a automatizar datas com VBA, siga estas etapas:

1. Acesse o Editor VBA: No Excel, pressione ALT + F11 para abrir o Editor VBA.
2. Selecione a Planilha: Na barra lateral, expanda o nome do seu projeto e clique duas vezes na planilha onde deseja inserir a automação.
3. Selecionando o evento: Na nova janela, selecione as opções “Worksheet” no campo de seleção à esquerda e o evento “Change” no campo de seleção à direita. Este evento irá fazer algo sempre que alguma célula for atualizada na planilha.
4. Insira o Código VBA: No editor da planilha, copie e cole o seguinte código:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
       Cells(Target.Row, 4) = Date
   End Sub

Neste exemplo, ao inserir ou editar qualquer valor na planilha a coluna 4 da linha que sofreu a atualização receberá a data atual.
Podemos fazer um leve ajuste para que o preenchimento seja de data e hora e não somente a data.

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
       Cells(Target.Row, 4) = Now
   End Sub

Usando a função Now (agora) no lugar da função Date, temos então a data e a hora completa preenchidas na nossa planilha.

4. Salve: Para visualizar as alterações na sua planilha, basta salvar o seu código VBA normalmente, clicando no ícone de salvar ou usando o atalho CTRL + S.

Inserindo as datas somente nas células corretas

Nosso código tá bom, tá ficando interessante, mas deste modo, nossa coluna 4 será atualizada toda vez que inserirmos qualquer coisa em qualquer lugar da nossa planilha. Dá pra melhorar isso.

Na nossa planilha de exemplo, queremos que a data seja atualizada somente quando preenchermos algum valor na coluna C, ou, na terceira coluna da nossa planilha. Não somente isso, mas também, quando a linha que foi preenchida for a linha 5 para baixo, ou seja, qualquer linha maior que 4 ou maior ou igual a 5.

Portanto, teremos o seguinte código agora atualizado.

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Column = 3 And Target.Row >= 5 Then
               Cells(Target.Row, 4) = Now
    End If
   End Sub

• Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range): Esta linha define um evento que é acionado sempre que ocorre uma alteração na planilha. Target representa o intervalo de células que foi modificado.
• If Target.Column = 3 And Target.Row >= 5 Then: Aqui, estamos verificando se a coluna da célula alterada é a terceira (Coluna C) e se a linha é igual ou superior a 5. Isso significa que a alteração será monitorada apenas a partir da linha 5 na coluna C. Essa condição é importante para garantir que apenas as células relevantes disparem a atualização da data.
• Cells(Target.Row, 4) = Now: Se a condição anterior for verdadeira, esta linha registra a data e hora atuais (graças à função Now) na quarta coluna (Coluna D) da mesma linha onde a alteração foi feita. Assim, cada vez que um valor é alterado na Coluna C, a data da alteração é automaticamente registrada na Coluna D.

Teste e ajustes do código: validações para garantir que apenas células específicas sejam afetadas

Após inserir o código no Editor do VBA (acessado através de ALT + F11), é importante testar a funcionalidade:

• Altere um valor em uma célula da coluna C (a partir da linha 5) e verifique se a data e a hora são registradas corretamente na coluna D da mesma linha.
• Tente modificar células fora do intervalo especificado (por exemplo, na coluna B ou em linhas inferiores a 5) para garantir que o código não registre nenhuma data nessas situações.
• Caso o comportamento esperado não ocorra, revise o código e verifique se ele foi inserido corretamente e se não existem erros de sintaxe.
• Ajustes adicionais podem incluir a validação de dados antes de permitir a atualização da data ou até mesmo a configuração de mensagens de erro para o usuário, garantindo uma experiência mais intuitiva.

Resolvendo Problemas Comuns e Melhorando o Código VBA

Soluções para problemas frequentes, como atualizações indesejadas

Um dos problemas mais comuns ao utilizar VBA para registrar datas de atualização é a ocorrência de atualizações indesejadas, que podem ser causadas por mudanças automáticas ou pela inserção de fórmulas nas células monitoradas. Para evitar isso, é fundamental garantir que o código VBA seja mais específico em suas condições.

Exemplo de problema: Suponha que um usuário altere um valor em uma célula da coluna C, mas outras operações, como a cópia e colagem de valores, também desencadeiem a atualização da data em Coluna D. Isso pode resultar em datas sendo atualizadas quando não era essa a intenção.

Solução: Para evitar atualizações indesejadas, você pode adicionar uma condição que verifica se a célula foi realmente editada pelo usuário e não alterada devido a uma fórmula ou a outra operação. Uma estratégia é utilizar a propriedade Application.EnableEvents, que pode ser ajustada para desativar temporariamente os eventos de mudança enquanto as células são atualizadas.

Explicação de como limitar a atualização apenas a certas colunas e linhas

Para limitar ainda mais a atualização da data, você pode modificar a condição If no código VBA. Além de verificar a coluna e a linha, você pode adicionar restrições que verifiquem valores específicos ou se a célula não está vazia antes de atualizar a data.

Código melhorado para limitar a atualização:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    Application.EnableEvents = False ' Desativa eventos para evitar loops
    If Not Intersect(Target, Me.Range("C5:C100")) Is Nothing Then ' Limita a monitorar apenas C5 até C100
        If Not IsEmpty(Target.Value) Then ' Verifica se a célula não está vazia
            Cells(Target.Row, 4) = Now ' Atualiza a data na coluna D
        Else
            Cells(Target.Row, 4) = "" ' Limpa a data se a célula for vazia
        End If
    End If
    Application.EnableEvents = True ' Reativa eventos
End Sub

• Application.EnableEvents = False: Esta linha desativa temporariamente os eventos de mudança, evitando que o código seja acionado novamente durante a atualização da célula, prevenindo um loop infinito.
• If Not Intersect(Target, Me.Range(“C5:C100”)) Is Nothing Then: Este código utiliza a função Intersect para limitar a verificação apenas ao intervalo desejado (C5 a C100), garantindo que alterações fora desse intervalo não afetem o funcionamento do código.
• If Not IsEmpty(Target.Value) Then: Esta condição assegura que a data só seja registrada se a célula não estiver vazia. Se a célula for limpa, a data correspondente na coluna D também será removida, mantendo a planilha organizada e precisa.
• Com essas melhorias, seu código VBA se torna mais robusto e adaptável, permitindo que você controle de maneira mais eficaz quais mudanças resultam na atualização da data, melhorando a funcionalidade da sua planilha e a experiência do usuário.

Conclusão

Ao longo deste artigo, exploramos a importância de automatizar a inserção de datas no Excel, especialmente em ambientes de trabalho onde a eficiência e a precisão são cruciais. Vimos como o uso de fórmulas simples e códigos VBA pode transformar a maneira como gerenciamos informações em nossas planilhas, garantindo que as datas sejam atualizadas automaticamente sempre que um valor específico for modificado. Essa automação não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros, permitindo que você se concentre em análises mais estratégicas e tomadas de decisão.

Baixe a planilha que usamos de exemplo tanto para esse artigo, quanto para o nosso vídeo no youtube sobre o mesmo assunto.

>> Baixar planilha do artigo <<

Pronto para Aumentar Sua Produtividade?

Assista ao vídeo abaixo para aprender a inserir datas automaticamente no Excel e inscreva-se em nosso canal para mais dicas e tutoriais!

Experimente implementar as técnicas que discutimos e veja como elas podem otimizar seu fluxo de trabalho no Excel. Se você tiver dúvidas ou quiser compartilhar suas experiências, não hesite em deixar um comentário abaixo. E, claro, não se esqueça de conferir nossos outros artigos para mais dicas sobre como melhorar suas habilidades em Excel e automação!