Seja bem-vindo ao nosso guia completo sobre como começar a usar o Trello para organizar seus projetos de forma prática e visual. Em um mundo cada vez mais dinâmico, onde a quantidade de tarefas e compromissos pode facilmente nos sobrecarregar, encontrar uma ferramenta eficiente de gerenciamento se torna essencial para manter a produtividade e o foco. Neste artigo, vamos explorar detalhadamente cada funcionalidade do Trello, mostrando como transformar o caos em um fluxo de trabalho organizado e intuitivo.
Aqui, você aprenderá desde o processo de criação de uma conta e configuração de áreas de trabalho até a montagem dos seus quadros, listas e cartões – elementos fundamentais para a visualização e gerenciamento das suas tarefas. Abordaremos também dicas de personalização, como o uso de etiquetas, checklists, prazos e anexos, que ajudarão a dar ainda mais clareza e estrutura ao seu dia a dia. Se você é iniciante ou já tem alguma experiência, mas busca otimizar sua rotina, este guia foi feito para você.
Prepare-se para descobrir uma nova forma de organizar seus projetos e tarefas, simplificando processos e potencializando sua capacidade de gerenciar o tempo e os recursos. Vamos juntos transformar a maneira como você trabalha e alcançar uma organização sem complicações!
O Que é o Trello e Por Que Usá-lo?
O Trello é uma plataforma baseada em quadros, listas e cartões que permite a visualização clara do andamento de projetos. Seja para planejar uma viagem, gerenciar tarefas diárias ou coordenar projetos em equipe, o Trello facilita a organização e a colaboração com uma interface visual que agrada e simplifica o fluxo de trabalho.
Confira também a nossa aula sobre como usar o Trello completa em nosso canal do Youtube.
Começando do Zero: Criando Sua Conta
Acessando a Ferramenta
Para começar, acesse o site oficial do Trello em trello.com. Você pode usar o Trello diretamente no navegador, ou optar pelas versões desktop e mobile disponíveis para macOS, Windows, iOS e Android. A vantagem do aplicativo desktop é a possibilidade de trabalhar offline.
Abaixo, confira o link para acessar cada uma das plataformas.
- Versão Web
- Versão Desktop
- Versão Mobile
Cadastro Rápido
- Inscrição: Na página inicial do site, insira seu e-mail e clique em “Faça Inscrição – É grátis”.
- Confirmação de E-mail: Após o cadastro, acesse seu e-mail e clique no link de confirmação para ativar sua conta.
- Perfil Inicial: Complete seu cadastro com nome e senha e, assim, você já estará pronto para criar seu primeiro quadro!
Estrutura Básica do Trello: Áreas de Trabalho e Quadros
Áreas de Trabalho
No Trello, cada quadro (ou board) faz parte de uma área de trabalho. Pense na área de trabalho como um “contexto” para seus projetos – você pode ter uma área para projetos pessoais e outras para os diferentes setores de uma empresa, como marketing, RH e produção.
Para criar uma nova área de trabalho:
- Clique no seu avatar (no canto superior direito) e escolha a opção “Criar Área de Trabalho”.
- Dê um nome, selecione o tipo e continue.
Quadros
Cada quadro representa um projeto ou um conjunto de tarefas. Ao criar um quadro, você define:
- Tela de Fundo: Escolha uma imagem ou cor que facilite a identificação.
- Título do Quadro: Dê um nome claro e objetivo (ex.: “Viagem para a Disney” ou “Calendário Semanal”).
- Visibilidade: Selecione entre:
- Particular – Apenas você terá acesso.
- Área de Trabalho – Somente membros daquela área de trabalho poderão visualizar.
- Público – Qualquer pessoa pode encontrar seu quadro (use com cautela), aparece inclusive nos buscadores como o Google.
Organizando Tarefas: Listas e Cartões
Criando Listas
As listas são o primeiro nível de categorização dentro de um quadro. Elas permitem que você separe as tarefas por fases ou status, como:
- A Fazer
- Em Andamento
- Concluído
Para criar uma lista:
- Clique em “Adicionar uma lista” e insira o nome desejado.
- Você pode reorganizar as listas facilmente, arrastando-as para a posição desejada.
Dica Bônus: Dê um duplo clique entre duas listas para criar uma nova lista rapidamente!
Utilizando Cartões
Os cartões são onde as tarefas individuais ganham vida. Cada cartão pode conter:
- Título: Uma identificação rápida da tarefa.
- Descrição: Detalhes sobre a tarefa (você pode usar formatação como títulos e itálico para destacar informações).
- Membros: Atribua pessoas responsáveis pelo cartão.
- Etiquetas (Labels): Classifique tarefas com cores e nomes (ex.: “Urgente”, “Prioritário”).
- Checklist: Adicione itens que precisam ser realizados, marcando o progresso conforme cada item é concluído.
- Datas: Defina prazos para início e conclusão. O Trello mostra visualmente se a tarefa está perto do vencimento ou atrasada.
- Anexos: Insira arquivos ou links diretamente no cartão.
- Capa: Personalize o cartão com uma cor ou imagem para destaque visual.
Além disso, os cartões possuem um histórico de atividades, onde você pode acompanhar todas as alterações realizadas, e a opção de arquivar, para manter o quadro organizado sem perder informações importantes.
Recursos Adicionais e Dicas Práticas
Movendo Cartões e Organizando o Fluxo de Trabalho
- Mover Cartões: Arraste um cartão de uma lista para outra para atualizar seu status ou mesmo para outro quadro.
- Seguir Cartões: Ative a opção “Seguir” para receber notificações sempre que houver atualizações.
- Gerenciamento de Membros: Compartilhe o quadro ou cartão com colegas adicionando seus e-mails, facilitando a colaboração em equipe.
Com usar as etiquetas no Trello
As etiquetas são ferramentas essenciais para categorizar e priorizar seus cartões no Trello. Elas permitem uma identificação rápida visualmente, ajudando a separar tarefas por urgência, tipo ou qualquer outra categoria que facilite o gerenciamento dos projetos. A seguir, veja como criar, editar e remover etiquetas:
Acessar as Etiquetas
Dentro de um cartão, clique no ícone de etiquetas para abrir o menu de etiquetas disponíveis.
Criar uma Nova Etiqueta
- Clique em “Criar etiqueta” ou, se a interface já apresentar etiquetas padrão, clique no ícone de lápis ao lado de uma etiqueta existente para editar.
- Escolha uma cor que represente bem a categoria que você deseja criar (por exemplo, vermelho para urgente, verde para tarefas de rotina, etc.).
- Insira um nome que seja fácil de identificar.
- Salve a nova etiqueta para que ela fique disponível para ser aplicada em seus cartões.
Editar Etiquetas Existentes
- Basta clicar na etiqueta desejada dentro do menu para adicioná-la ao cartão. Você pode aplicar mais de uma etiqueta em um mesmo cartão, facilitando a classificação multifacetada das tarefas.
- Para modificar uma etiqueta, clique no ícone de lápis ao lado dela.
- Altere o nome ou a cor conforme necessário e salve as mudanças.
Essa funcionalidade é útil para atualizar a organização à medida que as prioridades do projeto mudam.
Remover Etiquetas
Caso uma etiqueta não seja mais necessária, clique novamente no ícone de lápis e escolha a opção de “excluir” ou “remover”.
Assim, você mantém o painel limpo e com apenas as etiquetas relevantes para o seu fluxo de trabalho.
Com esse processo, as etiquetas se tornam uma poderosa ferramenta para identificar rapidamente as prioridades e características dos seus cartões, ajudando a manter seu quadro organizado e a otimizar seu tempo na gestão de projetos.
Checklists: Passo a Passo para Organizar suas Tarefas
Os checklists são ideais para dividir tarefas em etapas menores dentro de um cartão, garantindo que nada seja esquecido. Veja como criar, editar e remover checklists no Trello:
Adicionar um Checklist
Dentro do cartão, clique em “Checklist”.
Dê um título ao seu checklist (por exemplo, “Tarefas” ou “Passos para Concluir”) e clique em “Adicionar”.
Incluir Itens no Checklist
Após criar o checklist, digite a descrição de cada item e pressione Enter para adicioná-lo à lista.
Adicione quantos itens forem necessários para detalhar todas as etapas da tarefa.
Marcar Itens Concluídos
À medida que você realiza as etapas, marque os itens concluídos clicando na caixa ao lado de cada um.
O Trello exibirá automaticamente a porcentagem de conclusão do checklist.
Editar o Checklist
Reordene os itens arrastando-os para a posição desejada, se necessário.
Para alterar o título ou editar algum item, clique no ícone de edição (geralmente um lápis) ao lado do item ou do título.
Remover Itens ou o Checklist
Para excluir um item específico, utilize o ícone de lixeira que aparece ao lado do item (ou edite e apague o conteúdo).
Se quiser remover o checklist inteiro, acesse as opções do checklist e selecione “Excluir Checklist”.
Dica Extra: Reutilização
Se você utiliza um mesmo checklist em vários cartões, pode copiá-lo para outros, poupando tempo e mantendo a consistência nos processos.
Com esses passos, os checklists se tornam uma ferramenta poderosa para detalhar tarefas, monitorar o progresso e garantir que todas as etapas sejam cumpridas de forma organizada no Trello.
Arquivando Itens
Arquivar Cartões e Listas: Quando uma tarefa é concluída, você pode arquivar o cartão ou até mesmo toda a lista. Se necessário, é possível restaurá-los posteriormente pelo menu “Itens Arquivados”.
Dica Extra: Arquive um cartão facilmente utilizando a tecla C do seu teclado.
Conclusão
Agora que você conhece os principais recursos do Trello, está na hora de colocar a mão na massa e transformar a sua organização! Com um sistema visual intuitivo e diversas funcionalidades – desde a criação de áreas de trabalho, quadros, listas e cartões, até o uso de etiquetas, checklists e prazos – o Trello se adapta a diferentes necessidades e estilos de trabalho.
Experimente, explore e adapte a ferramenta de acordo com o seu fluxo de trabalho. Se ficou alguma dúvida ou se você tem uma dica para compartilhar, deixe seu comentário abaixo. E não se esqueça: se você gostou deste conteúdo, compartilhe com seus amigos e colegas!
Boa organização e até a próxima!
