Uma função do Excel é o que diferencia os fortes dos fracos na hora de desenvolver uma boa planilha.
Uma fórmula é uma série de instruções com o objetivo de realizar algum cálculo, podendo ser desde um cálculo simples como somar, subtrair, multiplicar ou dividir, até mesmo incluir funções e cálculos mais complexos para análises e previsões.
Por sua vez, uma função é uma fórmula automática, ou seja, uma operação pré-definida que opera sobre os valores das planilhas, com o objetivo de realizar cálculos complexos de maneira mais simples para quem opera.
Em outras palavras, uma função, é um recurso que já vem no Excel, que permite que você execute aquela operação que pode envolver 100,500, 1000 ou mais células, em poucos segundos.
Por que devo aprender funções?
Quando falamos em fórmulas e funções no Excel, estamos falando de automatização. E, se falamos de automatização, falamos de produtividade.
Se você domina bem este assunto no Excel, poderá realizar trabalhos de horas em minutos, montar planilhas mais inteligentes, que funcionam por si, sozinhas.
Além disso, mantenha um deferencial em seu currículo com um conhecimento de Excel que vai além do básico.
7 funções básicas do Excel para você aprender hoje
O Excel possui atualmente mais de 200 funções dividas em dezenas de categorias, cada uma com uma utilidade específica auxiliando áreas específicas no mercado de trabalho.
Para você começar com o pé direito o seu aprendizado em fórmulas e funções do Excel, segue abaixo 7 funções básicas que todo estudante de Excel precisa saber como usar.
Vamos lá?
1. Função Soma
Estrutura
- =SOMA(Valor 1;Valor 2;Valor 3;…) ou =SOMA(Valor 1:Valor N)
Útil quando… for necessário realizar a soma de muitos valores, podemos dizer que mais de 3. Por exemplo, digamos que temos que realizar a soma dos valores que estão nas células D3, D4 e D5. Podemos realizar a operação de duas formas distintas no Excel.
- Sem função: =D3+D4+D5
- Com função: =SOMA(D3:D5)
Reparem que a utilização dos dois pontos (:) facilitou o processo, porém, talvez tenha dado o mesmo trabalho digitar utilizando a função ou não a utilizando no caso acima. Por outro lado, se a soma fosse das células D3, D4, D5, D6, D7, D8, D9, D10, realizá-la sem utilizar a função seria bem mais trabalhoso. Vamos ver?
- Sem função: =D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10
- Com função: =SOMA(D3:D10)
Agora já imaginou somar 100 células sem usar a função soma?
Exemplo:
Realizando a soma das células B3 até B11.
2. Função Média
Estrutura:
=MÉDIA (Valor 1;Valor 2;Valor 3;…) ou =MÉDIA(Valor 1:Valor N)
Útil quando… necessário realizar a média entre dois ou mais valores. Semelhante a função soma, podemos e devemos utilizar os dois pontos (:) para calcular a média entre um intervalo de células informando somente a primeira e a última célula do intervalo.
Exemplo:
Média dos itens vendidos de D3 até D9.
3. Função Máximo
Estrutura:
=MÁXIMO(Valor 1; Valor 2; Valor 3;…) ou =MÁXIMO(Valor 1:Valor N)
Útil quando… é preciso saber qual o maior número de um intervalo de números. Assim como as funções acima utilizamos dois pontos (:) para informar o intervalo passando para a função somente o primeiro e último número.
Exemplo:
Calculando a quantidade mais vendida com a função máximo.
+Plus+
A função máximo sempre retornará o MAIOR de um intervalo de números. Para saber o segundo maior, terceiro maior e assim por diante usamos a função MAIOR(). Esta função é muito semelhante a função máximo com a diferença que além do intervalo devemos informar também a posição deste maior que queremos.
Estrutura:
=MAIOR(Valor1:Valor N;Posição)
Na “posição” devemos informar 1 para o primeiro maior, 2 para o segundo maior, 3 para o terceiro maior e assim por diante.
4. Função Mínimo
- Estrutura:
=MÍNIMO(Valor 1; Valor 2; Valor 3;…)
ou
=MÍNIMO(Valor 1:Valor N)
- Útil quando… é preciso saber qual o menor número de um intervalo de números. Ou seja, faz exatamente o oposto da função máximo.
- Exemplo:
Calculando a quantidade menos vendida com a função máximo.
+Plus+
Assim como temos a função maior para trazer o N maior número de um intervalo, de maneira semelhante temos a função MENOR(), que obviamente retornará o N menor número de um intervalo de números.
Estrutura:
=MENOR(Valor1:Valor N;Posição)
Na “posição” devemos informar 1 para o primeiro menor, 2 para o segundo menor, 3 para o terceiro menor e assim por diante.
5. Função Contar Valores
Estrutura:
=CONT.VALORES(Valor 1; Valor 2; Valor 3;…) ou =CONT.VALORES(Valor 1:Valor N)
Útil quando… é necessário saber a quantidade de valores dentro de um intervalo. Neste caso, o excel entende como valores, qualquer conteúdo da célula, seja ele número ou texto. Podemos entender que esta função retornará a quantidade de células não vazias.
Exemplo:
Contar quantos valores existem no intervalo de A1 até A3.
O resultado da função será 3, pois temos 3 valores entre números e textos.
6. Função Contar Números
Estrutura:
=CONT.NÚM(Valor 1; Valor 2; Valor 3;…) ou =CONT.NÚM(Valor 1:Valor N)
Útil quando… for necessário saber a quantidade de números dentro de um intervalo. Diferente da função para contar valores, a contar números retornará a quantidade de número em um intervalo.
Exemplo:
Contar quantos números existem no intervalo de A1 até A3
O resultado da função será 2, pois temos números apenas na célula A1 e A3.
7. Função SE
Estrutura:
=SE(Teste; Valor Se Verdadeiro; Valor Se Falso)
Útil quando… o valor que deve aparecer depende de alguma condição. Esta é uma das funções que muitos sentem dificuldade, porém ela não é tão complicada quanto parece. Para utilizarmos a função SE precisamos passar 3 informações.
- Teste – Esta informação é um teste que o Excel realizará. O teste será apenas verdadeiro ou falso. Esta informação deve ser indicada utilizando sinais de comparação, são eles: = (Igual), > (Maior), < (Menor), <> (Diferente).
- Valor Se Verdadeiro – Caso o teste realizado no primeiro parâmetro seja dado como verdadeiro o Excel exibirá ou calculará o que for informado neste parâmetro.
- Valor Se Falso – Caso o teste realizado no primeiro parâmetro seja dado como falso o Excel exibirá ou calculará o que for informado neste parâmetro.
Exemplo:
Se a média do aluno for maior ou igual a 6, deverá ser exibido o texto Aprovado, se não, deve ser exibido o texto Reprovado.
Vale ressaltar que para exibir um texto, este tem que estar entre aspas, como na imagem acima, caso contrário o Excel entenderá como uma função ou nome de célula. Como não existe, no caso acima, nenhuma função Aprovado ou Reprovado no Excel, nem células com este nome, o Excel exibirá um erro de #NOME?.
A função SE pode ficar bem mais complexa que isso, quando precisamos usar uma função SE dentro da outra. Porém, como este post trata de funções “básicas” vamos abordar isto em outro momento.
Conclusão
Estude essas funções e já entre contudo no mercado de trabalho.
Esta lista nasceu da minha experiência no uso do Excel tanto no dia-a-dia, quanto aqui na A.L Desenvolvimento. Por isso, acredito que este deva ser o seu primeiro passo para utilizar o Excel em outro nível.
Acompanhe mais dicas como esta em nosso canal do Youtube.
Dúvidas e ideias de postagem ou destas ou outras funções básicas do Excel fiquem a vontade nos comentários.
Aquele abraço e até a próxima!
